【よくわかるクラウド会計】クラウド会計のメリット・デメリットと導入のポイントを詳しく解説

ここ数年で「クラウド会計」という言葉を耳にする機会が急増しました。
実際、私たち税理士の現場でも、「クラウドに切り替えるべきか」というご相談が、以前に比べて増えています。

背景には、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正だけでなく、取引先がクラウド会計に切り替えたことや紙ベースや従来型ソフトで行ってきた業務が現実に追いつかなくなっている、という現場の実感があるためです。

一方で、導入を検討される事業者の多くが、セキュリティやコスト面、移行に伴う不安を感じています。

そこで本記事では、クラウド会計の機能紹介にとどまらず、実際に中小企業や個人事業主のサポートを行ってきた税理士事務所の立場から、クラウド会計の仕組みや従来型との違いを詳しく解説していきます。

クラウド会計とは？

クラウドで変化する私たちの生活

それでは、クラウド会計について解説する前に、クラウド会計を理解するうえで欠かせない「クラウド」という仕組みを簡単にご紹介します。

そもそもクラウドという言葉は、インターネットを表すときによく使われる「雲のマーク」からきています。

かつては社内のパソコンやサーバーにデータを保存するのが当たり前でしたが、インターネットを経由すれば「データがどこにあるか意識せずに使える」というイメージから「クラウド」と呼ばれるようになりました。

身近な例では、Gmailでメールを確認する、Googleフォトで写真を見る、LINEでやり取りをする。これらはいずれもクラウドの仕組みを使って、スマホやパソコンから同じ情報にアクセスしています。

つまりクラウドとは、データやソフトを自分の端末ではなくインターネット上に置き、必要なときに取り出して使える仕組みのことで、保存場所を意識せずに利用できる点が、従来の「パソコンに入ったソフト」との大きな違いです。

会計もクラウドで行う時代へ

この仕組みを会計に応用したのが「クラウド会計」です。また、クラウド会計で利用するソフトを「クラウド会計ソフト（ツール）」と呼びます。

クラウド会計は、インターネット上にある会計ソフトを使うため、インストールの必要はなく、PC・スマホなど端末を選ばず、データは常に最新の状態で共有されます。

これまでの端末にインストールするソフト（オンプレミス型）では、インストールした端末でしか使えず、データはその端末か、社内のサーバーに保存されていました。

もしパソコンが壊れればデータを消失するリスクがあり、そのためにバックアップや更新作業を必要とするなど、手間がかかりました。

クラウド会計であれば、そうした不安は大きく軽減されます。経理担当が自宅で処理した内容を、経営者や税理士が同時に確認できるため、オフィスでなければできないという状況を解消できるようになったのです。

税理士の立場から見ても、この違いは非常に大きいです。例えば顧問先から「請求書を送ったのに処理は来週ですか？」と聞かれることがありました。従来型では、経理担当がオフィスに戻って処理を行うまで数字が反映されません。ですがクラウド会計なら、自宅や出先から処理を行い、そのデータを税理士も同時に確認できます。

従来の会計ソフトとの違い

クラウド会計と従来型のインストール型ソフトの違いを整理すると、次のようになります。

従来型は「一度購入すれば長く使える」という安心感がありますが、インストールした端末がないと使えないことやアップデートコストの問題がありました。クラウド型は「ランニングコストはかかるが柔軟性が高い」点が大きな特徴です。

クラウド会計のメリット

クラウド会計には、従来の会計ソフトでは得られなかった利便性やスピード感があります。
特に中小企業や個人事業主にとっては、「経理の効率化」だけでなく、入力ミスの軽減や税理士とのやり取りのしやすさなどの点でも大きな効果を発揮します。
ここでは代表的なメリットを整理してみましょう。

1. どこからでもアクセスできる

インターネット環境さえあれば、出張先や自宅からでも経理処理が可能です。
例えば、地方の工場と東京本社で同じデータを共有し、離れた拠点同士でリアルタイムに経理の処理状況を把握できます。

従来は、資料を送付したり持参しなければならず、処理が止まってしまうことがよくありましたが、クラウド会計なら税理士側も同時にデータを確認できるため、相談から依頼まで、業務を行うスピードが格段に上がります。

2. 複数人で同時に操作が可能

経理担当・社長・税理士が同時にログインしてデータを確認できます。従来のように「ファイルをUSBで受け渡す」「メールで送る」といった手間がなくなります。

また、利用するクラウド会計ソフトによって権限設定の細かさは異なりますが、社長だけが承認できるようにしたり、経理担当は入力のみ可能にするなど、役割に応じた使い分けが可能です。

クラウド会計で業務を行う税理士とのやり取りでも、同じ画面を見ながら相談できるので、「この処理はどうしますか？」といった確認もその場で解決できます。何度もやり取りを重ねる必要がなく、対応がスムーズになります。

3. 他サービスとデータ連携が簡単

銀行口座やクレジットカード、経費精算アプリと連携することで、自動仕訳や明細の取り込みが可能になるため、入力作業が大幅に削減されます。

また、通信やデータの暗号化、多様化するサイバーリスクやデータ消失などのリスクも外部に丸ごと任せられるため、事業者にとって大きなメリットです。

仕訳が自動で取り込まれるため、手入力の手間や記載ミスが減り、依頼を受けてから処理に入るまでの流れもスピーディーになります。高水準のセキュリティがあるため、顧問先の大事なデータを安心して扱えるようになりました。

4. 画面が見やすい

クラウド会計では、売上や支出の推移が自動で整理され、グラフや一覧で表示できます。
エクセルで表を作る必要もなく、ボタンひとつで見たい情報を呼び出せます。

クラウド会計は、情報が整理された状態で表示されるため、資料を探す手間も省けて相談もスムーズです。もちろん書類や資料の内容も大事ですが、ミーティングでは会話の流れやテンポ、場の雰囲気を壊さないことも重要です。書類や資料が整っていることで、経理担当や社長と同じ温度感で話を進めることができるようになりました。

5. 常に最新版で使える

法改正や制度変更があっても、サービス提供元が自動でアップデートを行うため、常に最新の状態に対応しています。また、法改正に関する説明やそれに伴う操作方法もオンラインで丁寧に解説されているため安心です。

制度改正のたびにソフトの更新やバージョン確認に追われる必要がなくなりました。例えば電子帳簿保存法やインボイス制度といった新しい制度にも、自動的に対応できる環境が整っています。スピード感を持って業務を進められるのはもちろん、「制度の変化に取り残されない」という安心感を経営者にも共有できます。

クラウド会計のデメリット

クラウド会計は、メリットが目立つ一方で、デメリットもあります。
自社の状況に照らし合わせ、デメリットが大きな障壁にならないか知っておくと良いでしょう。

1. インターネット環境が必須

クラウド会計はネットにつながっていないと利用できません。ごく稀ではありますが、システム側のメンテナンスや一時的な通信障害によって、「今まさに入力したいのにアクセスできない」という不便さが生じることもあります。

ただし実際には発生頻度は非常に低く、日常業務に支障が出るほどのケースはほとんどありません。

一方で、現在はカフェや出張先でもWi-Fiを使えたり、スマホのテザリングで接続できたりと、場所を問わずインターネットにアクセスできる環境が整っています。通信環境さえあればクラウド会計は安定して利用できます。

2. セキュリティ面の不安

「大事なデータをネットで管理するなんて、本当に大丈夫なのか」と、実は心配している経営者は少なくありません。万が一ログイン情報が漏れたら、という不安の声もよく聞きます。

ただし、主要なクラウド提供会社は銀行レベルのセキュリティ対策を整えており、通信の暗号化や多層的な防御を常にアップデートしています。

かえって紙の保管や郵送の方が紛失や盗難のリスクになっていることもあり、現在は、クラウドの方が安全に運用できるとも言われています。

サイバーリスクについては、年々、その手段や手法も多様化し、被害も拡大しています。取引や事業規模の大小に関わらず、「社内で全部守らなければならない」という負担を外に任せられるのは、大きな安心につながります。

3. 従来ソフトと使い勝手が異なる

クラウド会計の移行期には、従来のソフトと画面の見方やボタンの位置も違うため、これまで長く使ってきたインストール型ソフトと比べて操作の流れに戸惑うのは当然です。

ただし、多くのクラウド会計は初心者でも扱えるようにシンプルに設計されています。数週間使えば慣れてしまい、もう従来のソフトには戻れないと感じる方も少なくありません。

導入時にちょっとした教育やサポートを受ければ、大きなハードルではなくなります。

4. ランニングコストがかかる

創業初期やまだまだこれからという頃は、特にランニングコストを負担に感じられることもあります。インストール型ソフトでも十分対応できる場合には、「そこまで必要なのか」と迷う経営者も少なくありません。

しかし実際には、法改正対応のバージョンアップも早く、ソフトウェアの更新も不要で、入力や連携のしやすさなどを考えると、クラウド会計の方が手間もコストも削減につながっているケースが多いです。

「月額はかかるけれど、経理の手間が大幅に削減できた」という声もあり、コストよりも削減できる時間の価値を大きく感じる経営者は少なくありません。

その他にも、ログイン情報が分からなくなってしまったり、社内の一部がまだ紙文化のままだとクラウドと両立させる必要があり、移行期には混乱が起こりやすい点もあります。

しかし、最近はブラウザ機能でログイン情報を自動入力できるようになっていたり、クラウド会計に精通した税理士が移行時に的確なサポートを行えるため、こうした課題も十分にカバーできます。

クラウド会計にかかる費用は、余計な出費ではなく、安心と効率に投資する費用として捉えられるかどうかが、導入判断のポイントになるでしょう。

導入に向いている事業者

クラウド会計がハマる会社には共通点があります。たとえば、「場所に縛られたくない」「証憑などの紙を減らしたい」「制度改正の対応が手間」などの不便を感じている事業者です。

これまでに、実際にクラウド会計にしたことで、非常に高い効果を得たケースを基に解説していきます。

在宅・外出・複数拠点で処理したい事業者

在宅勤務や出張先、自宅や工場と本社など、離れた場所から同時にアクセスしたり、遠隔で処理を進めたいニーズは今や一般的になっています。

クラウド会計なら、移動やオフィスに戻らないといけない、といった手間がなくなります。

税理士とのやり取りでも、仕訳に関する相談を同じ画面を見ながらその場で解決できるため、やり取りが効率化し、スムーズに進められます。

リモートワークや出張が多い企業には、クラウド会計のメリットを実感しやすいと言えるでしょう。

取引件数が多い事業者

大企業や小規模事業者に関わらず、行なっている事業によって取引の量は異なります。特に取引の量の多い事業者は、仕訳の入力や確認の作業が大きな負担になります。

クラウド会計なら、銀行やクレジットカードの明細を自動で取り込めるため、入力や転記の手間を大幅に削減でき、仕訳のスピードが速まります。

また、これまでは税理士とのやり取りで、仕訳に誤りが見つかると、資料を持ち帰ってやり直したり、再度データをメールしなければいけないといったこともありました。

クラウド会計であれば、同じデータを税理士と共有しながらその場で修正できるため、確認や再送のやり取りがなくなります。

取引件数が多い事業者にとって、処理が正確に行え、効率も高まるクラウド会計は非常に相性が良いと言えるでしょう。

オンライン取引が中心の事業者

ECサイトやキャッシュレス決済を中心に取引を行っている場合、銀行やクレジットカード、決済サービスの明細をそのまま自動で取り込めるクラウド会計を導入したことで、大きな費用対効果を得られるケースが増えています。

売上や入金、手数料のデータをまとめて整理できるため、入力や突き合わせの手間が大幅に削減からです。

クラウド会計を導入すれば、明細が自動で反映されるため、数字のズレもその場で把握できます。必要な修正もすぐに対応でき、締め作業までが格段にスピードアップします。

オンライン取引を主体とする事業者にとって、処理の正確性とスピードを両立できるクラウド会計は非常に有効な選択肢になるでしょう。

紙の書類や領収書が多い業種

紙の書類や領収書が多いと手元に溜まりやすく、後から探すのに時間がかかったり、紛失してしまうこともあります。特に製造業や建設業、出張が多い業種では、こうした課題はまだまだあります。

クラウド会計なら、スマホでレシートを撮影すれば、証憑と仕訳が自動的に紐づくため、必要なときにすぐにデータを呼び出せるようになり、探す作業がなくなります。

税理士としても、確認の往復が減って安心してやり取りを進められます。紙の管理に悩まされている事業者にとって、クラウド会計は大きな助けになるでしょう。

経理がひとり体制、または兼務で回している事業者

小規模事業では、経営者が自ら経理をこなしていたり、担当者が他の業務と兼務していることも少なくありません。休暇や退職などがあると処理ができず、困ってしまうことがよくあります。

クラウド会計にすると、入力の効率化はもちろん、作業履歴や操作ログが残るため、引き継ぎや兼務の体制でもスムーズに回しやすくなります。

また、税理士と連携している場合でも、どこで止まっているのかが見えるので、相談から依頼、処理の流れを説明しやすくなります。

税理士の立場からも、相談から依頼、処理の流れが一貫して管理できるため、属人化のリスクが薄まり、安定した経理体制を維持できます。
さらに、インストール型ソフトでは、忙しい時にソフトウェア更新が行われることもよくあります。
人手が限られている事業者ほど、クラウド会計が頼れる存在になるでしょう。

法改正対応を社内で抱え込みたくない事業者

インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正への対応は、社内で全て抱え込むと負担が大きく、「気づいたら要件を満たしていなかった」ということにもなりかねません。

クラウド会計は、サービスの提供元がソフトウェアを自動でアップデートしてくれるため、自社でバージョンアップする必要がなく、常に最新の制度に沿った処理が行えます。

さらに、証憑保存のガイドやチェック機能も備わっているため、対応漏れを防ぎやすくなります。税理士としても、インボイス番号の抜けや保存要件の不備が減ることで、修正依頼の手間が減って、やり取りがシンプルになります。

ソフトウェアの機能面や制度改正を意識することなく使えるのは、クラウド会計の大きな強みと言えるでしょう。

税理士とのやり取りをオンラインで完結したい事業者

税理士や社労士とのやり取りは、いまだに対面や書類の手渡しが基本になっていることが少なくありません。そのため、アポや移動、書類の郵送に時間がかかる、という流れがまだまだ残っています。

多忙な士業になると、他のクライアント対応に待たされることもよくあり、相談から依頼、返答までに日数がかかってしまいます。

クラウド会計が利用できる税理士や社労士なら、このような移動や待ち時間のロスを最小限に抑えられます。

資料の共有や修正依頼がオンライン上で完結し、その場でやり取りが進むので、対面を前提とした働き方よりもずっとスピーディーです。

今はクラウド会計を専門に扱う税理士も増えてきています。私たちのようにクラウドに特化した事務所であれば、単に数字を処理するだけでなく、クラウドを前提にしたフローや仕組みづくりまで一緒に整えられます。
士業とのやり取りをもっと軽く、早くしたいと考える事業者にとって、クラウド会計を専門に扱う税理士をパートナーにすることは大きな強みになるでしょう。

実際の導入事例

クラウド会計の導入で、日々の経理作業や税理士とのやり取りが実際に変わった事例をご紹介します。実際の現場でどのような効果が出ているのかを知ることで、自社の状況に置き換えて具体的にイメージしていただけるはずです。

事例1：町工場の経理DXをサポート

町工場では、社長や奥様といった身内が経理をされていることも珍しくありません。また、長年つき合いのある税理士がいるので、やり方を変えられないこともよくあります。

今でも紙の請求書をまとめて郵送し、伝票を見ながら入力するのが当たり前で、月末は特に忙しいと言われていました。

そんなときに取引先が使っているクラウド会計の話を聞いて、少しは楽になるかもしれないと試しに使ってみることにしたそうです。

特に法改正の時にソフトウェアの更新がなくなったことは大きかったようです。バージョンアップの手間がなくなっただけでなく、改正された内容やそれに伴う操作方法もオンラインで丁寧に解説されていることや、同じように迷っている人がいると知れるだけでも支えになり、本格的にクラウド会計へ切り替えるきっかけになったと伺いました。

今では伝票をクラウドにアップロードするだけで仕訳が自動化され、経理の負担は目に見えて軽くなっています。

事例2：IT事業者の場所や時間にとらわれない働き方の選択肢

IT系やフリーランスの事業者では、オフィスに縛られずに仕事をするスタイルが日常的になりました。

経理も「会社に戻って処理しなければ」という概念がスタートアップの時点から薄いため、自宅や外出先、出張先でも請求書や領収書を確認したり整理できるクラウド会計は、今や欠かせない選択肢です。

実際のクライアントのほとんどが、領収書をスマホで撮影してアップロードし、その場で入力や確認を行うことで、移動の隙間時間を有効に使っています。

さらに、クラウド会計の画面はグラフや一覧が見やすく、数字が苦手な人でも直感的に把握することができます。また、直感的で分かりやすい操作をするために整えられたユーザーインターフェースは、そのままのスクリーンショットで違和感なく資料に使えます。

いつでもどこでも日常に自然に溶け込む形で、ライフスタイルに合った経理が実現しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。クラウド会計のメリット・デメリットについて解説してきましたが、ご参考いただけましたでしょうか。クラウド会計は、いつでもどこからでも複数人で同時にアクセスができて、最新の制度にも自動で対応できる一方、インターネット環境やランニングコストがかかる注意点もあります。

大切なのは、自社の業務フローや規模に合っているかどうかを見極めることです。実際に導入してみると、想像以上に手間が減り、見えないコストを削減できたと感じる事業者も少なくありません。

ご興味を持っていただけたなら、ぜひ専門家や税理士に相談していただくことをおすすめします。クラウド会計は単なる便利なツールではなく、日々の経理を無理なく効率化し、安心して続けられる環境を整えるもの。

これからの経理のあり方を考える上で、検討する価値の高い選択肢だと言えるでしょう。

税理士と一緒に始めてみませんか？

クラウド会計で、自社の業務がどう変わるのか、移行する場合の進め方や移行後についてもっと知りたい方は、ぜひお気軽にプロに相談してみてください。